Nowoczesne oprogramowanie rekrutacyjne to nie tylko domena wielkich, zatrudniających nawet i kilka tysięcy osób, korporacji. Ogromne możliwości tych narzędzi doceniły nawet niewielkie przedsiębiorstwa, gdzie pracuje po kilka-kilkanaście osób. Jak wybrać idealny software? Co możemy zyskać?
Czym jest ATS Recruitment System i jakie funkcjonalności oferuje?
Jeszcze kilkanaście lat temu odpowiedź na to pytanie byłaby zupełnie inna niż obecnie. Na przełomie XX i XXI wieku oprogramowanie tego typu można było raczej określić mianem dedykowanych baz danych, gdzie pracownicy ręcznie wprowadzali informacje o kandydatach lub pracownikach.
Software zwykle musiał być zainstalowany (jako aplikacja) na komputerze stacjonarnym, co w znaczący sposób utrudniało analizowanie kandydatów po pracy, kiedy na przykład szybko chcieliśmy szybko odświeżyć sobie wiedzę o osobach, z którymi kolejnego dnia mieliśmy się spotkać na żywo, na rozmowie.
Na szczęście w ciągu ostatniej dekady, software wspierający rekrutację bardzo płynnie ewoluował. System ATS to narzędzie webowe, z którego można korzystać zarówno z komputera PC, jak i z tabletu czy smartfona, jako przykład można wskazać ten oferowany przez Elevatosoftware.com. Wystarczy połączyć się z internetem.
Dziś, gdy pracownik działu HR chce szybko zapoznać się ze ścieżką zawodową osób, z którymi kolejnego dnia będzie rozmawiać, nie musi zostać w firmie po godzinach. Wystarczy mieć login i hasło, by bezpiecznie, z domu, przejrzeć wszystkie kluczowe dane.
Najlepsze systemy rekrutacyjne pozwalają też nanosić notatki o kandydatach. Jeśli pracujemy w zespole, a poszczególne osoby oceniane są na kilku różnych płaszczyznach, to HR Manager może szybko zapoznać się z tymi opiniami. Być może dzięki takiej lekturze dojdzie do wniosku, że kandydat lepiej sprawdzi się w firmie na przykład na samodzielnym stanowisku.
Systemy rekrutacyjne a publikowanie ogłoszeń o pracę
To kolejny obszar, gdzie (w ciągu zaledwie kilku lat) zaszły ogromne zmiany. Pracownicy działów HR z długim stażem zapewne doskonale pamiętają czasy, kiedy publikacja ofert była skomplikowanym zadaniem, które na dodatek zajmowało sporo czasu.
Niektóre przedsiębiorstwa inwestowały w ogłoszenia w gazetach, inne skupiały się na lokalnych rozgłośniach radiowych. Nie brakowało też działalności, które przeszukiwały tematyczne fora dyskusyjne lub wybierały oferty płatnych portali, które miały swoje własne bazy kandydatów.
System do rekrutacji ATS wprowadza tutaj zupełnie nową jakość. Takie narzędzia, jak Elevato, wspierają darmowe publikacje na największych portalach w Polsce, jak OLX, FachPraca czy Jooble. Cały proces jest zautomatyzowany. Użytkownik musi tylko zaznaczyć, gdzie mają pojawić się informacje o rekrutacji.
Atutem jest też tryb personalizowania takich ogłoszeń. Można na przykład dopasować ich kolorystykę do logotypu naszej działalności. Elevato daje nawet dostęp do dedykowanego widżetu, który można umieścić na stronie firmy, w zakładce Praca/Kariera. Automatycznie będą wyświetlały się tam informacje o wszystkich rekrutacjach. Administrator nie będzie musiał wprowadzać ich ręcznie. To kolejny obszar, gdzie można zaoszczędzić sporo czasu.
Profesjonalny system do rekrutacji pozwala też na automatyczne publikacje takich ogłoszeń na wybranych kontach w mediach społecznościowych. Nasza oferta może wyświetlić się m.in. na Facebooku, Twitterze, Yammerze czy LinkedIn.
Czy ATS dba o ochronę danych osobowych?
Profesjonalne oprogramowanie spełnia wszystkie wytyczne, jakie narzuca RODO. Dane przechowywane są na zabezpieczonych serwerach, a wszystkie niezbędne zgody (których dodawanie można zautomatyzować) są zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami.
Nic nie stoi też na przeszkodzie, by po zakończonym naborze zanonimizować wszystkie pliki, wypełniając w ten sposób przesłanki, jakie narzuca na nas Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Dzięki ATS informacje o kandydatach są przechowywane w jednym miejscu, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo plików.
