Przedsiębiorcy działający w Polsce mogą liczyć na wsparcie swojej działalności, dzięki dotacjom pochodzącym z Unii Europejskiej. Środki mogą być przeznaczone m.in. na: projekty badawcze, rozwój firmy czy wdrażanie innowacyjnych rozwiązań. Choć są bardzo przydatne, wielu przedsiębiorców nie wie jak rozliczać dotacje z UE, co blokuje ich przed skorzystaniem z pomocy.

Jak księgowane i rozliczane są środki pochodzące z UE?

Rozliczanie dotacji europejskich nie jest łatwą sprawą. Przychód z UE zewidencjonować można jako zwiększenie kapitału własnego lub jako przychody. W trakcie realizacji projektu konieczne jest odrębne księgowanie każdej operacji, która finansowana była dotacją, a także prowadzenie dla nich oddzielnej księgowości lub oznaczanie operacji związanych z nimi specjalnym kodem księgowym. W przepisach wymagana jest możliwość wyróżnienia i wygenerowania dokumentów związanych z danym projektem. Określone zostało to w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności – Dz.U. L. 210 z 31 lipca 2006 r.  Istotne jest także, aby wszelkie działania na kontach księgowych były prowadzone zgodnie z polskimi, krajowymi zasadami księgowymi. Prowadzona w tym zakresie księgowość obejmuje również rozliczanie środków unijnych w sposób rzetelny oraz terminowy. Dodatkowo warto podkreślić, że pomoc księgowej oraz prawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie dotacji może ułatwić pozyskanie kolejnych środków ze wspólnoty europejskiej.

Rozliczanie finansowania ze środków unijnych – samodzielnie czy przez księgową?

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza początkujących, decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości. Zazwyczaj przyświeca im cel oszczędności. Warto jednak podkreślić, że rozliczanie i księgowanie środków unijnych wymaga nie tylko znajomości krajowych przepisów, ale i europejskich. W związku z tym warto skorzystać z usług doświadczonego księgowego, który podsiada wiedzę oraz umiejętności pozwalające na właściwe przeprowadzanie rozliczeń. Osoba taka ma na bieżąco aktualne informacje związane z dokumentowaniem środków, śledzi ona zachodzące w przepisach prawnych zmiany. Zatrudnienie kompetentnej księgowej do rozliczania finansowania ze środków unijnych pozwala na skupienie się na pozostałej działalności przedsiębiorstwa oraz zmniejsza ryzyko popełnienia błędu, a co za tym idzie wymierzenia często dotkliwych kar finansowych, związanych z nieprawidłowym księgowaniem i rozliczaniem pieniędzy z UE.

Jak wybrać księgową do rozliczania dotacji z UE?

Wybór księgowej do ewidencjonowania i rozliczania środków unijnych nie jest łatwy. Kluczowym aspektem jest to, czy posiada ubezpieczenie OC, związane z odpowiedzialnością cywilną za błędy powstałe podczas wykonywania obowiązków służbowych. Ze względu na zawiłość kwestii rachunkowości tego typu środków i wydatków, warto zdecydować się na osobę, która posiada doświadczenie w księgowaniu dotacji unijnych oraz wiedzę pozwalającą jej na bezbłędne przeprowadzenie tego procesu. Przydatne może być także uczestnictwo w kursach lub szkoleniach, które związane są z tym zagadnieniem. Warto wybrać kompleksową obsługę, która będzie obejmowała także mniej standardowe usługi np. reprezentację przed organami związanymi z dotacjami europejskimi. Dobrym pomysłem jest zdecydowanie się na biuro rachunkowe lub księgową zlokalizowane w niewielkiej odległości od firmy czy domu. Mimo iż kontakty osobiste zostały wyparte przez zdalne rozwiązywanie problemów i komunikację, należy pamiętać, że w niektórych przypadkach konieczne może być bezpośrednie spotkanie w celu wyjaśnienia pewnych wątpliwości czy nieprawidłowości.