Organizacja imprez okolicznościowych to ogromne wyzwanie — zarówno od strony logistycznej, jak i programowej. Aby całe wydarzenie zyskało pozytywny odbiór w branży, przyda nam się konferansjer, czyli osoba wyspecjalizowana w prowadzeniu eventów. Na czym polega jego praca?

Jak zorganizować świetny event w internecie?

Pandemia koronawirusa wprowadziła do naszego życia sporo zmian. Niektóre z nich, jak maseczki ochronne, dotknęły niemal wszystkich. Inne ograniczają się swoim zasięgiem tylko do wybranych branż czy grup zawodowych. W tym gronie można wskazać właśnie na prowadzących.

Kolejne restrykcje i obostrzenia zmusiły konferansjerów na imprezy firmowe do zmiany modelu pracy. O tym, czy utrzymamy uwagę widza i nie zamknie on tej karty w przeglądarce, mogą zadecydować drobne, subtelne detale.

–Dobrą praktyką jest „przemycanie normalności” do wirtualnej przestrzeni. W jaki sposób? Dokładnie tak, jak to miało miejsce np. w przypadku eventów online dla firm, czyli poprzez zaproponowanie przerwy kawowej połączonej z follow-up’em. Umożliwienie widzom rozmów online to trochę jak spotkania pracowników, przedstawicieli i klientów firm w hotelowym lobby. To szansa na nawiązanie nowych kontaktów z klientami, ale i lepszego przyswojenia wiedzy – mówi Maciej Kautz zawodowy konferansjer.

Dbałość o szczegóły a eventy online

Profesjonalne wydarzenie, które odbywa się w przestrzeni wirtualnej, rządzi się nieco innymi prawami, niż duży event, organizowany na przykład w katowickim Spodku czy na deskach starego teatru. Profesjonalny konferansjer do wynajęcia doskonale zdaje sobie z tego sprawę.

Bardzo ważną kwestią jest interakcja z widownią. Profesjonaliści wiedzą, że w dobrym tonie jest przeglądanie czatu, gdzie osoby oglądające wydarzenie często ze sobą dyskutują. Aby pokazać im, że ich głos w przestrzeni wirtualnej ma znaczenie, można na przykład podchwycić wątek, o jakim rozmawia się na czacie lub odnieść się bezpośrednio do komentarza jednego z dyskutantów. 

Warto pamiętać też o tym, że prowadzący będzie musiał mierzyć się z wieloma wzywaniami natury technicznej. Najlepsi konferansjerzy, którzy znają się na swojej pracy, bardzo skrupulatnie podchodzą do takich kwestii, jak sprawdzenie przepustowości łącza internetowego. 

Gdyby połączenie z globalną siecią danych nie było w stanie „uciągnąć” takiego stremowanego na żywo wydarzenia, to jego odbiór byłby raczej negatywny. Należy też upewnić się, czy mikrofon nie rezonuje. Zdarza się to dość rzadko, jednak w zaaranżowanym studio, gdzie w tym samym czasie działa ogromna ilość sprzętu elektronicznego, takie zjawisko jak najbardziej może wystąpić. Lepiej dowiedzieć się o tym zawczasu, niż przekonać się już po wejściu na żywo, przed setkami widzów.

Konferansjer a pozytywny PR marki

Bez względu na to, czy wydarzenie organizuje lider w sektorze ubezpieczeń na życie, czy uznany producent smartfonów, to w czasie trwania eventu, to właśnie konferansjer jest twarzą wydarzenia. Pod wieloma względami od podejmowanych przez niego decyzji zależy to, czy firma zrealizuje wszystkie założone cele zaplanowane przez specjalistów ds. komunikacji wizerunkowej.

Warto stawiać na zawodowców, którzy wiedzą, że do prezentacji trzeba się odpowiednio przygotować. To nie tylko nauczenie się kilku sloganów opisujących wybrany produkt, ale zapoznanie się z firmą, jej strukturą, a także biznesowymi rywalami. Tylko osoba dysponująca rozległą wiedzą w tych wszystkich kwestiach wyda się publiczności on-line na tyle interesująca, że nie zamkną oni streamingu. Wręcz przeciwnie — zostaną z nami na dłużej i wyrobią sobie o marce dobrą opinię.